Die Vortrag auf dem IT-Forum Mitteldeutschland von Bechtle in Leipzig am 18.09.2024 von Ragnar Heil handelte von „Employee Experience mit Microsoft Viva: Der Schlüssel zum Erfolg bei der Einführung von Copilot für Microsoft 365“. Er befasst sich umfassend mit dem Thema Employee Experience (EX) und der Rolle von Microsoft Viva und Copilot bei der Verbesserung der Mitarbeitererfahrungen in Unternehmen. Im Folgenden gebe ich eine detaillierte Zusammenfassung basierend auf den Überschriften der Folien, die die Hauptpunkte der Präsentation abdeckt.
Einleitung: Die Bedeutung von Employee Experience
Die Employee Experience umfasst alle Erlebnisse, die Mitarbeitende während ihrer Zeit in einem Unternehmen machen – von der Rekrutierung bis hin zum Austritt und darüber hinaus. Ziel ist es, die gesamte Employee Journey zu gestalten, um das Engagement, die Zufriedenheit und letztendlich die Produktivität der Mitarbeitenden zu steigern. Wichtige Phasen in dieser Reise sind:
- Recruiting & Hire (Einstellung)
- Onboarding (Einarbeitung)
- Engage (Engagement)
- Develop (Entwicklung)
- Progress (Fortschritt)
- Exit & Alumni (Austritt und Ehemaligenpflege)
Diese Phasen sind durch sogenannte „moments that matter“ gekennzeichnet, also Momente, die für die Mitarbeitenden besonders prägend sind und positive Erinnerungen hinterlassen. Ein gutes Employee Experience-Management zielt darauf ab, diese Momente zu gestalten, um eine langfristige Bindung und Zufriedenheit zu fördern.
Die Bedeutung der Zukunft der Arbeit
Die Zukunft der Arbeit spielt eine zentrale Rolle bei der Gestaltung der Employee Experience. Unternehmen müssen sich den Herausforderungen der sich wandelnden Arbeitswelt stellen, indem sie Technologien, Prozesse und Kultur neu definieren. Dabei sind folgende Elemente besonders wichtig:
- Unternehmenskultur und Arbeitskultur
- Führung (Leadership)
- Prozesse und Strukturen
- Mindset, Verhalten und Kommunikation
- Diversität und Inklusion
- Technologien wie der Digital Workplace, die als Basis für den „Human Workplace“ dienen
- Flexibilität bei der Raum- und Zeitauswahl für die Arbeit (z.B. Homeoffice, mobile Arbeit)
Diese Faktoren beeinflussen maßgeblich das Engagement der Mitarbeitenden und wirken sich auf wichtige Unternehmensziele wie Produktivität, Innovationskraft und Mitarbeiterbindung aus. Gleichzeitig bringen eine schlechte Employee Experience und mangelnde Integration von Mitarbeitenden erhebliche Nachteile wie Demotivation, sinkende Produktivität und erhöhte Kündigungsraten mit sich.
Entwicklung der Employee Experience: Reifegradmodell
Die Präsentation stellt ein Reifegradmodell vor, das die stufenweise Entwicklung der Employee Experience in einem Unternehmen beschreibt. Jede Stufe des Modells trägt zur Verbesserung der Employee Experience bei und erfordert die Beteiligung verschiedener Unternehmensbereiche. Das Modell umfasst folgende Ebenen:
- Tools/Utility: Was benötigen Mitarbeitende für ihre Arbeit?
- Productivity: Was hilft den Mitarbeitenden, produktiver zu arbeiten?
- Engagement: Wie motivieren wir Mitarbeitende, ihr Bestes zu geben?
- Experience: Was macht ein Unternehmen für Mitarbeitende attraktiv?
In jeder Stufe werden Maßnahmen ergriffen, um die Mitarbeitererfahrung systematisch zu verbessern. Die EX ist dabei keine Aufgabe eines einzelnen Bereichs, sondern erfordert eine Zusammenarbeit auf allen Ebenen des Unternehmens.
Aktuelle Treiber der Employee Experience
Die Employee Experience wird von verschiedenen Treibern beeinflusst, darunter der demografische Wandel und die Notwendigkeit, Fachkräfte zu gewinnen und zu halten. Weitere Treiber sind:
- Die Notwendigkeit, eine Kultur der Veränderungsbereitschaft zu entwickeln (Changeability)
- Künstliche Intelligenz (KI) und die Schaffung von organisatorischer und mitarbeiterbezogener Readiness
- Kostensenkung durch höhere Produktivität und Effizienz
- Nachhaltigkeit als Handlungsfeld mit Chancenpotenzial
Relevanz der Employee Experience für Unternehmen und Mitarbeitende
Investitionen in die Employee Experience bieten sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende signifikante Vorteile. Für Unternehmen bedeutet eine hohe emotionale Bindung der Mitarbeitenden beispielsweise eine niedrigere Fluktuation, weniger Fehlzeiten und bessere Kundenbewertungen. Für Mitarbeitende führen positive Erfahrungen zu höherem Engagement, stärkerer Bindung und einer positiven Außendarstellung des Unternehmens.
Vorstellung der Module der Microsoft Viva Suite und deren Copiloten
Microsoft Viva spielt eine Schlüsselrolle bei der kontinuierlichen Verbesserung der Employee Experience. Viva ist eine Plattform, die auf Microsoft 365 und Microsoft Graph basiert und verschiedene Module bietet, die Unternehmen dabei unterstützen, das Engagement und die Leistung ihrer Mitarbeitenden zu steigern. Zu den wichtigsten Modulen gehören:
Viva Goals
Viva Goals ermöglicht eine klare Ausrichtung der Mitarbeitenden auf die strategischen Prioritäten des Unternehmens. Es fördert die Abstimmung auf allen Ebenen der Organisation und verbessert die Klarheit der Unternehmensziele. Das Modul ist vollständig in Microsoft Teams integriert und ermöglicht die Automatisierung von Check-Ins zur Überprüfung des Zielfortschritts. Copilot hilt, die Ziele wohlgeformter, klarer und attraktiver zu formulieren – das steigert die Zielerreichung signifikant. Copilot für Viva Goals kann auch Business Strategie Dokumente importieren uns ins Goals Format konvertieren.
Viva Engage
Dieses Modul fördert die Mitarbeiterkommunikation und das Engagement im großen Maßstab. Führungskräfte können direkt mit den Mitarbeitenden in Kontakt treten und das Mitarbeiterengagement gezielt steuern. Die KI-Integration (Copilot) hilft dabei, relevante Gesprächsstarter vorzuschlagen und auf Basis von Stimmungen und Trends Antworten zu formulieren. Bilder und Illustrationen können direkt aus Viva Engage generiert werden.
Viva Learning
Viva Learning unterstützt das Kompetenzmanagement durch Onboarding, Wissensaustausch und Lernmöglichkeiten. Copilot für Viva Learning bietet KI-gestützte Empfehlungen, die den Lernprozess optimieren und an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen.
Viva Amplify
Mit Viva Amplify können auf Basis von SharePoint Seiten Ankündigungen, Status Updates und News auf einen Klick in Mail Verteiler, SharePoint Sites, Teams und Viva Engage distribuiert und publiziert werden. Amplify bietet einen 8 wöchigen Copilot Einführungsplan mit wertvollen Lern Nuggets.
Viva Insights
Viva Insights entwickelt sich massiv weiter, erfindet sich neu und bietet ein Dashboard für die Copilot Einführung und Erfolgs-und Fortschrittsmessung, z.B. Produktivitätssteigerungen.
Viva Glint und Viva Pulse
Diese Module bieten Tools zur Mitarbeiterbefragung und Stimmungsanalyse in Echtzeit. Führungskräfte durch den Copilot schnell erhalten Einblicke in die wichtigsten Herausforderungen und können Maßnahmen auf Basis von Feedback ergreifen. Früher mussten sie wochenlang auf die Auswertungen warten, um Handlungen zu vollziehen.
Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Copilot und Viva für Microsoft 365
Der erfolgreiche Einsatz von Microsoft Viva und Copilot in Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und Implementierung. Die Erfolgsfaktoren umfassen:
- Die Prüfung der Copilot-Nutzung im Microsoft 365 Admin Center
- Die Nutzung von Berichtsvorlagen in Viva Insights Premium zur Analyse der Mitarbeitereinbindung und Produktivität
- Ein EX-Reifegradmodell zur Bewertung der aktuellen Employee Experience im Unternehmen
- Die Definition klarer Messkriterien und KPIs zur Überwachung des Fortschritts
Das Reifegradmodell der Employee Experience ermöglicht es Unternehmen, systematisch an der Verbesserung der EX zu arbeiten, indem sie schrittweise Technologien, Räume und Prozesse optimieren.
Zusammenfassung und Q&A
Am Ende der Präsentation werden die wichtigsten Punkte zusammengefasst und Ressourcen sowie Ansprechpartner bereitgestellt. Microsoft Viva und Copilot bieten Unternehmen leistungsstarke Werkzeuge zur Verbesserung der Employee Experience, indem sie klare Ziele definieren, das Mitarbeiterengagement steigern und Prozesse optimieren. Ragnar Heil, der Referent der Präsentation, verweist auf weitere Ressourcen wie Blogbeiträge und Community-Seiten, um tiefer in die Materie einzutauchen.
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