In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist der schnelle Zugriff auf relevante Dokumente und Informationen entscheidend für die Produktivität. Microsoft erweitert nun die Funktionalität von Viva Connections mit einer neuen, leistungsstarken Komponente: der Ordnerkarte (Folder Card). Diese Innovation bietet sowohl Büroarbeitern als auch Nicht-Information Worker Mitarbeiter:innen (Frontline & Firstline Workers) eine intuitive Möglichkeit, wichtige Dokumente direkt über das Viva Connections-Dashboard zu erreichen.

Die Ordnerkarte: Einfacher Zugriff auf wichtige Dokumente

Die neue Ordnerkarte ist eine funktionale Ergänzung des Viva Connections-Dashboards, die speziell entwickelt wurde, um den Zugriff auf häufig verwendete Dokumente und Dateisammlungen zu vereinfachen. Anders als herkömmliche Dokumentenbibliotheken in SharePoint bietet diese Karte eine direkte, benutzerfreundliche Oberfläche, die sich nahtlos in das Dashboard integriert.

Der Name “Ordnerkarte” wurde bewusst gewählt, da er für Endbenutzer intuitiver ist als technische Begriffe wie “Dokumentenbibliothek”. Diese Bezeichnung spiegelt die visuelle Darstellung wider und erleichtert Benutzern das Verständnis der Funktionalität.

Hauptvorteile der Ordnerkarte

Die Vorteile dieser neuen Funktion sind vielfältig:

1. Schneller Zugriff: Mitarbeiter:innen können mit wenigen Klicks auf wichtige Dokumente zugreifen, ohne komplexe Navigationspfade durchlaufen zu müssen.
2. Geräteübergreifende Nutzung: Die Funktion ist sowohl auf Desktop-Computern als auch auf mobilen Geräten verfügbar, was besonders für Frontline Workers von Vorteil ist.
3. Ordnernavigation: Benutzer können innerhalb der Karte durch Ordnerstrukturen navigieren, was den Zugriff auf hierarchisch organisierte Inhalte erleichtert.
4. Zielgruppenorientierte Ausrichtung: Administratoren können verschiedene Karten für unterschiedliche Benutzergruppen konfigurieren, basierend auf deren Rollen und Aufgaben.
5. Nahtlose Integration: Die Karte ermöglicht bei Bedarf einen direkten Übergang zur vollständigen SharePoint-Dokumentenbibliothek für erweiterte Funktionen.

Anwendungsfälle

Die Ordnerkarte eignet sich für verschiedene Szenarien:

• Für Büroarbeiter (Information Workers): Schneller Zugriff auf häufig verwendete Dateien oder Dokumentensammlungen direkt vom Desktop aus.
• Für Frontline Workers: Mobiler Zugriff auf wichtige Referenzmaterialien wie Fehlerbehebungshandbücher oder Anleitungen, die während der Arbeit benötigt werden.
• Für HR-Teams: Bereitstellung von Personalunterlagen, Richtlinien und Formularen an einem zentralen, leicht zugänglichen Ort.
• Für Produktteams: Organisation von Produktinformationen, technischen Spezifikationen und Marketingmaterialien für einfachen Zugriff.

Konfiguration der Ordnerkarte

Die Implementierung und Konfiguration der Ordnerkarte ist benutzerfreundlich gestaltet. Wie im Demo-Video gezeigt, können Administratoren:

1. Die Karte zum Dashboard hinzufügen
2. Einen passenden Titel und ein Icon wählen
3. Die entsprechende SharePoint-Site und Dokumentenbibliothek auswählen
4. Eine optionale Beschreibung hinzufügen
5. Die Sortierreihenfolge der Dokumente festlegen (nach Datum oder alphabetisch)
6. Die Position der Karte im Dashboard bestimmen

Diese Flexibilität ermöglicht es, die Karte optimal an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation anzupassen.

Benutzerinteraktion mit der Ordnerkarte

Nach der Konfiguration bietet die Ordnerkarte eine intuitive Benutzeroberfläche:

• Beim Klicken auf die Karte öffnet sich eine Schnellansicht der enthaltenen Dateien und Ordner
• Benutzer können durch Ordner navigieren und zu übergeordneten Ordnern zurückkehren
• Dokumente können direkt in der Ansicht geöffnet werden
• Ein Link zur vollständigen Dokumentenbibliothek ermöglicht erweiterte Funktionen wie das Hochladen neuer Dokumente

Die Vorteile der Zielgruppenausrichtung

Ein besonders wertvoller Aspekt der Ordnerkarte ist die Möglichkeit zur Zielgruppenausrichtung. Organisationen können mehrere Karten erstellen, die auf bestimmte Benutzergruppen ausgerichtet sind. Dies bedeutet:

• Mitarbeiter sehen nur die für ihre Rolle relevanten Dokumente
• Die Benutzeroberfläche bleibt übersichtlich und fokussiert
• Vertrauliche Dokumente können gezielt freigegeben werden
• Die Benutzererfahrung wird personalisiert, was die Effizienz steigert

Diese Funktion ist besonders wertvoll für große Organisationen mit verschiedenen Abteilungen und Rollen, da sie eine maßgeschneiderte Informationsbereitstellung ermöglicht.

Ausblick: Was kommt als Nächstes?

Wie im Video erwähnt, plant Microsoft bereits die nächsten Schritte für Viva Connections. Eine besonders spannende Entwicklung ist die Erweiterung des Dashboards auf weitere Sites. Während es derzeit auf die Home-Site beschränkt ist, wird es bald auch auf anderen Kommunikations- und Team-Sites verfügbar sein. Diese Erweiterung, die für Mai erwartet wird, wird die Flexibilität und Reichweite von Viva Connections erheblich verbessern.

Die Ordnerkarte wird dann auch in diesen erweiterten Dashboards verfügbar sein, was neue Möglichkeiten für die Organisation und den Zugriff auf Dokumente in verschiedenen Kontexten eröffnet.

Fazit: Eine kleine Änderung mit großer Wirkung

Die neue Ordnerkarte mag auf den ersten Blick wie eine einfache Funktion erscheinen, aber ihre Auswirkungen auf die tägliche Arbeit können erheblich sein. Durch die Vereinfachung des Dokumentenzugriffs und die Möglichkeit zur zielgerichteten Bereitstellung von Informationen trägt sie zur Effizienzsteigerung und Produktivitätsverbesserung bei.

Besonders in hybriden Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeiter zwischen Büro, Heimarbeit und Außeneinsätzen wechseln, bietet die Ordnerkarte eine konsistente und zugängliche Methode, um auf wichtige Dokumente zuzugreifen – unabhängig vom verwendeten Gerät oder Standort.

Microsoft zeigt mit dieser Entwicklung ein klares Verständnis für die Bedürfnisse moderner Arbeitsplätze und setzt seinen Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit fort. Die Ordnerkarte ist ein weiterer Schritt in Richtung eines integrierten, personalisierten digitalen Arbeitsplatzes, der Informationen genau dort bereitstellt, wo und wann sie benötigt werden.

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